هر شرکت سهامی به وسیله عده ای از اشخاص صاحب سهم اداره می شود؛ که قانون عنوان هیئت مدیره به آن ها داده است. افراد این هیئت ، هر یک نماینده شرکت هستند. یعنی از طرف شرکت نمایندگی دارند که مطابق قانون تجارت و اساسنامه شرکت در روابط خارجی شرکت با اشخاص ثالث و در روابط داخلی شرکاء و سایر ارکان شرکت از اختیاراتی که به آن داده شده است، در امور جاری شرکت اقدام نمایند . هیئت مدیره در برابر اختیارات خود متحمل مسئولیت می باشند. اختیارات و مسئولیت های هیئت مدیره در اساسنامه شرکت منعکس می گردد.

    ساختار هیئت مدیره

در لایحه اصلاحی قانون تجارت 1347، مقرره روشنی تحت عنوان ساختار هیئت مدیره به چشم نمی خورد. لکن ماده 119 لایحه مزبور متضمن اشاراتی در خصوص نحوه گزینش و ساختار هیئت مدیره است.
به موجب بخش نخست این ماده :
” هیئت مدیره در اولین جلسه خود از بین اعضای هیئت، یک رئیس و یک نایب رئیس که باید شخص حقیقی باشند برای هیئت مدیره تعیین می نماید . ”
در نتیجه ، یک رئیس و یک نایب رئیس برای هیئت مدیره ضرورت دارد. سایر اعضای هیئت مدیره، عضو عادی هیئت مدیره تلقی شده ، لکن همگی بدون توجه به موقعیت خود در رای گیری از جایگاه برابر برخوردارند. مدیر عامل در صورتی که عضو هیئت مدیره باشد، در ترکیب این هیئت قرار می گیرد.

    شیوه تشکیل جلسه و تصمیم گیری در هیئت مدیره

همان طور که می دانیم، دعوت جلسات به وسیله رئیس هیئت مدیره و در صورت ناتوانی وی توسط نایب رئیس هیئت مدیره انجام می گیرد. معذلک، قانون گذار در ماده 122 لایحه اصلاحی قانون تجارت 1347 به اعضای هیئت مدیره نیز اجازه دعوت از هیئت مدیره را اعطا نموده است، که به موجب آن : ” در هر حال، عده ای از مدیران که اقلاَ یک سوم اعضای هیئت مدیره را تشکیل دهند می توانند در صورتی که از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیئت مدیره حداقل یک ماه گذشته باشد با ذکر دستور جلسه هیئت مدیره را دعوت نمایند ” .ترتیب اخیر به منظور جلوگیری از سوء استفاده رئیس هیئت مدیره از موقعیت خود و به ویژه در جایی است که هیئت مدیره تصمیم به برکناری رئیس هیئت مدیره دارد و مقام مزبور با خودداری از دعوت از هیئت مدیره، از تحقق برکناری خود جلوگیری به عمل می آورد.
رسمیت یافتن جلسات هیئت مدیره به ” حضور بیش از نصف اعضای هیئت مدیره ” بستگی دارد . در نتیجه و برخلاف جلسات مجامع عمومی که امکان دعوت از جلسه دوم در صورت رسمیت نیافتن جلسه اول در قانون پیش بینی شده، در مورد هیئت مدیره در هر حال حضور بیش از نصف اعضا ضرورت دارد.
تصمیمات در جلسات هیئت مدیره به تصریح بخش آخر ماده 121 لایحه اصلاحی قانون تجارت 1347: ” باید با اکثریت آراء حاضرین اتخاذ گردد، مگر آنکه در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد”. با این توصیف، در اساسنامه می توان اعتبار تصمیمات هیئت مدیره را به اتفاق کلیه حاضرین یا مثلاَ سه چهارم آراء حاضر موکول نمود. لیکن امکان پیش بینی رای کمتر از میزان مقرر ( یعنی کمتر از اکثریت آراء حاضر ) مجاز نیست.
برای تشکیل و اداره جلسات هیئت مدیره باید صورتجلسه ای تنظیم و به امضای حاضرین برسد. در این صورتجلسه باید نام همه مدیران خواه حاضر و خواه غایب و نیز تصمیمات اتخاذ شده قید گردد. چنانچه مدیر یا مدیرانی با برخی از تصمیمات مخالفت داشته باشند، به حکم ماده 123 لایحه اصلاحی قانون تجارت 1347، نظر ایشان نیز باید در صورتجلسه آورده شود.
مدیران غایب و مخالف نسبت به تصمیمات زیانبار مسئولیت ندارند. با این وجود، چنانچه غیبت مدیری موجب فراهم شدن شرایطی جهت تصمیم گیری های جهت دار و زیانبار شده و یا غیبت مداوم باشد، شاید بتوان بر چنین مدیری با تکیه بر قواعد مسئولیت مدنی مسئولیت بار نمود.